PRIVACYBELEID

I. INLEIDING

Pro-Duo hecht het grootste belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en tot wie u zich kunt wenden voor meer informatie of om uw wettelijke rechten uit te oefenen.

Als u ons persoonsgegevens van andere personen verstrekt, bijvoorbeeld van uw medewerkers, dient u deze personen over ons privacybeleid te informeren voor u ons hun persoonsgegevens toevertrouwt. Wij zullen van onze kant al het mogelijke doen om u en deze personen te informeren en te verzekeren dat persoonsgegevens bij ons veilig zijn.

Wij behouden ons het recht voor om ons privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen indien de wetgeving of onze interne procedures dat nodig maken. U kunt de huidige versie van ons privacybeleid te allen tijde raadplegen op onze website www.pro-duo.nl/privacy-policy.

II. INHOUD VAN ONS PRIVACYBELEID

I. De verwerkingsverantwoordelijke

De juridische entiteit die de verwerking van uw persoonsgegevens controleert is Pro-Duo NV. Pro-Duo is een Belgische vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met maatschappelijke zetel in Traktaatweg 1, 9000 Gent, België. Pro-Duo is bij de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerd onder het nummer 0465.784.102.

Pro-Duo NV is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens omdat het de doeleinden en middelen voor de verwerking heeft bepaald, ook al kan de verwerking gebeuren ten behoeve van ofwel Pro-Duo NV, ofwel een van de volgende gelieerde bedrijven: Vigox BVBA, Kapperscentrale Bauwens NV, Pro-Duo France SAS, Pro-Duo Spain SL, Sally Beauty Netherlands BV en Pro-Duo Deutschland GmbH.

Voor verwerkingen voor wettelijk vereiste doeleinden (zoals de garantie na verkoop), compliance (zoals post marketing toezicht op cosmetische producten) of fiscale of boekhoudkundige doeleinden is Pro-Duo NV echter niet de enige verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval moeten Pro-Duo NV en de gelieerde bedrijven samen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden beschouwd.

Pro-Duo NV en de gelieerde bedrijven worden hierna 'Pro-Duo', 'ons', 'onze' of 'wij' genoemd.

II. Doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens

Pro-Duo verwerkt persoonsgegevens van zijn klanten en leveranciers, van contactpersonen van zijn klanten en leveranciers en van bezoekers van zijn website voor de volgende doeleinden:

Verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten met het oog op de verzending van offertes, facturatie, dienst na verkoop, beheer van de klant- of verkooprelatie (ook in de context van e-commerce), alsook voor wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dit doel;
Verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten met het oog op direct marketing;
Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, contactpersonen van leveranciers en potentiële leveranciers met het oog op inkoop, dienst na verkoop, beheer van de leveranciersrelatie, alsook voor wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dit doel;
Verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website die de contactpagina invullen, met als enige doel het beantwoorden van het verzoek dat de bezoeker via de contactpagina instuurt.

Op sommige websites kunnen wij bovendien cookies gebruiken. Gelieve voor meer informatie over het gebruik van cookies het cookiebeleid op de respectieve website te raadplegen.

De rechtsgrond voor deze verwerkingsactiviteiten is respectievelijk:

Voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten voor het doeleinde van verkoop;
- Als u een natuurlijke persoon klant bent en wij uw persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst, is onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens: de noodzaak om onze overeenkomst met u uit te voeren.
- Als u een medewerker van onze klant of potentiële klant bent en de klant of potentiële klant ons uw contactgegevens heeft verstrekt met het oog op de uitvoering van een overeenkomst met de klant, of om met de klant te communiceren of een offerte aan de klant op te volgen, is onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens: de noodzaak voor het doel van de legitieme belangen nagestreefd door Pro-Duo en de klant om de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst te organiseren en daarover met elkaar te communiceren.
Gelet op het beperkte gebruik dat van uw contactgegevens wordt gemaakt, menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt VI over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.
Voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten met het oog op direct marketing is onze rechtsgrond ofwel: De noodzaak voor het doel van de legitieme belangen nagestreefd door Pro-Duo om de verkoop te bevorderen, de relatie met de klanten te versterken, de klantentrouw te vergroten enz.

Voor verwerkingsactiviteiten die algemeen als weinig indringend worden beschouwd (bv. met de gewone post verzonden promoties) menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt VI over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.

Wij kunnen dezelfde rechtsgrond van legitiem belang ook inroepen voor nieuwsbrieven die wij via e-mail naar onze eigen klanten sturen, als wij uw e-mailgegevens rechtstreeks van u hebben ontvangen in de context van een verkoop en wij ze uitsluitend gebruiken voor de promoties van eigen, vergelijkbare producten van Pro-Duo. Elke nieuwsbrief bevat echter een link waarmee u zich uit de nieuwbrief kunt uitschrijven.

Ofwel: Uw toestemming.

Voor marketinginitiatieven zoals u opbellen of sms-berichten sturen, zullen wij altijd eerst uw toestemming vragen. Hetzelfde geldt voor nieuwsbrieven via e-mail die niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoen.

Wij zullen uw toestemming vragen op het ogenblik dat wij uw persoonsgegevens ontvangen (bv. op de website of tijdens uw bezoek aan een winkel). Normaal gebeurt dat door middel van een klein menu met verschillende keuzevakjes die u kunt aanvinken:

'Ik wens geïnformeerd te worden over Pro-Duo, zijn producten en promoties en wil daarom het volgende ontvangen:
[] e-mail nieuwsbrieven
[] sms-berichten
[] telefonische oproepen

U kunt te allen tijde uw toestemming intrekken zoals uiteengezet in punt VI hierna.
Voor de verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, contactpersonen van leveranciers en potentiële leveranciers met het oog op inkoop, dienst na verkoop, beheer van de leveranciersrelatie is onze rechtsgrond:
- Als u een natuurlijke persoon leverancier bent en wij uw persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst, is onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens: De noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren.
- Als u een medewerker van de leverancier bent en de leverancier of potentiële leverancier ons uw contactgegevens heeft verstrekt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst of om met de leverancier te communiceren of een offerte of verkoop van de leverancier op te volgen: De noodzaak voor het doel van de legitieme belangen nagestreefd door Pro-Duo en de leverancier om de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst te organiseren en daarover met elkaar te communiceren.
  
  Gelet op het beperkte gebruik dat van uw contactgegevens wordt gemaakt, menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt VI over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als dat om wettelijke redenen vereist is (zoals de garantie na verkoop), met het oog op compliance (zoals post marketing toezicht op cosmetische producten) of voor fiscale of boekhoudkundige doeleinden. De rechtsgrond voor onze verwerking is dan te vinden in de Europese of de nationale wetgeving.
Voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website die de contactpagina invullen, met als enige doel het beantwoorden van het verzoek van de bezoeker, is onze rechtsgrond: De noodzaak voor het doel van de legitieme belangen van Pro-Duo om uw verzoek te behandelen en daar gevolg aan te geven.

Aangezien u het initiatief hebt genomen om uw verzoek via de contactpagina in te sturen (en wij veronderstellen dat u een antwoord wenst), menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt VI over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.

III. De verwerkte persoonsgegevens en in voorkomend geval de noodzaak van hun verstrekking

Voor klanten

Naam van de natuurlijke persoon klant of het bedrijf*⁽¹⁾⁽²⁾
Adres*⁽¹⁾⁽²⁾
Accountnummer van de klant⁽¹⁾⁽²⁾
Voor een bedrijfsklant: contactpersonen*⁽¹⁾⁽²⁾
Klanttype (professionele klant, retailklant, student, direct sales klant) en bewijs van het type (bv. btw-nummer, verklaring van de werkgever, diploma of getuigschrift, studentenkaart)*⁽¹⁾⁽²⁾
Voor directe klanten: sluitingsdagen* en bezochte winkels⁽¹⁾⁽²⁾
Ticket informatie die via het accountnummer van de klant aan een adres is gekoppeld⁽¹⁾⁽²⁾
Wensen van de klant in verband met direct marketing⁽²⁾
Gegevensanalyses op basis van aankopen⁽²⁾
E-mailadres*⁽¹⁾⁽²⁾
Vast en/of mobiel telefoonnummer*⁽¹⁾⁽²⁾
Geboortedatum⁽²⁾
Taal*⁽¹⁾⁽²⁾

En in voorkomend geval:

Deelname van de klant aan opleidingen of promoties⁽²⁾
Klachten van de klant en details van de klachten⁽¹⁾ (klachten kunnen gezondheidsinformatie bevatten. Deze gegevens zullen uitsluitend worden verwerkt om uw klacht te behandelen en aan onze verplichtingen ingevolge EU Verordening (EC) N° 1223/2009 inzake cosmetische producten te voldoen, en voor geen enkel ander doeleinde. We nemen passende beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld door het aantal personen te beperken dat toegang heeft tot deze gegevens, en waar mogelijk, gegevens te pseudonimiseren.)
Opname van telefoongesprekken met klantendiensten⁽¹⁾

De persoonsgegevens⁽¹⁾ worden verwerkt voor het doeleinde van verkoop en wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dat doel. De persoonsgegevens⁽²⁾ worden verwerkt voor direct marketing doeleinden.

De hierboven met een * aangeduide persoonsgegevens moeten worden verstrekt indien de klant de status van professionele klant, student of direct sales klant wenst te genieten of een klantenkaart wenst te ontvangen. (Andere) retailklanten verstrekken persoonsgegevens op louter vrijwillige basis.

Pro-Duo kan specifieke promoties voorbehouden voor gesegmenteerde klanten, bv. op basis van de aankoopgeschiedenis, het klanttype, de geboortedatum of de wensen van de klant.

Voor leveranciers

Naam van de natuurlijke persoon leverancier of van de bedrijfsleverancier
Adres
Voor een bedrijfsleverancier: contactpersonen
Contractinformatie
E-mailadres
Vast en/of mobiel telefoonnummer
Taal

Leveranciers moeten alle bovenstaande informatie verplicht verstrekken. De gegevens worden verwerkt voor het doeleinde van aankoop en wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dat doel.

Voor bezoekers van de websites

Naam
Contactgegevens
Op de contactpagina ingevulde gegevens
Antwoord op uw vraag

Deze gegevens worden op louter vrijwillige basis verstrekt. Als u echter een verzoek instuurt, moet u uw naam en elektronische contactgegevens invullen. De persoonsgegevens worden enkel verwerkt om passend gevolg te geven aan uw verzoek.

IV. Duur van de verwerking en de bewaring van gegevens

Voor klanten:
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het doeleinde van verkoop, zolang u de status van een actieve klant hebt. Dit betekent dat u regelmatig onze producten koopt, onze winkels bezoekt en/of aan promoties deelneemt. Persoonsgegevens van niet-actieve klanten worden bewaard zolang dat om wettelijke, compliance, fiscale of boekhoudkundige redenen nodig is, of voor de duur waarin uw aankopen aanleiding kunnen geven tot vorderingen.

We verwerken uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden totdat u zich verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dat doel, of indien de verwerking steunt op uw toestemming, totdat u uw toestemming intrekt.

Voor leveranciers:
Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang het nodig is in de context van de contracten die wij met u hebben gesloten. Na de beëindiging van onze actieve samenwerking met u, worden uw persoonsgegevens bewaard zolang dat om wettelijke, compliance, fiscale of boekhoudkundige redenen nodig is.

Voor bezoekers van de websites die de contactpagina invullen:
Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang het nodig is om uw verzoek te behandelen en er gevolg aan te geven. Daarna worden de gegevens niet bewaard (tenzij in voorkomend geval in de context van een andere verwerking voor andere doeleinden zoals uiteengezet in dit privacybeleid).

V. Categorieën van ontvangers en doorgifte van persoonsgegevens

Pro-Duo maakt deel uit van een grotere groep van bedrijven gelieerd aan Sally Beauty Holdings Inc. Persoonsgegevens van klanten en leveranciers kunnen binnen Sally Group worden gedeeld voor de doeleinden van Pro-Duo zoals uiteengezet onder titel II hierboven:

Zoals vermeld in punt I is Pro-Duo de verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens voor zichzelf en voor een aantal gelieerde bedrijven in continentaal Europa. Voor zover deze gelieerde bedrijven aan bepaalde verwerkingsactiviteiten deelnemen, doen ze dat onder toezicht van Pro-Duo NV (tenzij de gelieerde bedrijven gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn voor een wettelijk vereiste verwerking).
Pro-Duo kan persoonsgegevens aan andere Europese bedrijven van Sally Beauty meedelen, aangezien de organisaties in continentaal Europa en het Verenigd Koninkrijk op managementniveau nauw samenwerken. Deze mededeling is beperkt tot wat voor de doeleinden noodzakelijk is.
Pro-Duo kan persoonsgegevens voor de doeleinden doorgeven aan het moederbedrijf in de Verenigde Staten, aangezien het moederbedrijf de bedrijven van de groep specifieke diensten levert (zoals hosting).

Als deze mededeling van persoonsgegevens een doorgifte inhoudt buiten de Europese Unie, naar een land zonder passend niveau van gegevensbescherming, wat momenteel het geval is met de Verenigde Staten waar ons moederbedrijf gevestigd is, zal Pro-Duo verzekeren dat er passende contractuele voorzieningen bestaan om uw privacy te beschermen.

Naast de mededeling van persoonsgegevens binnen Sally Group kan Pro-Duo met de volgende categorieën van derde verwerkers samenwerken: leveranciers van IT- en hostingdiensten, consultants en leveranciers van direct-marketingdiensten. Pro-Duo zal verzekeren dat al zijn verwerkers passende verwerkerscontracten hebben ondertekend.

VI. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

U beschikt over een aantal wettelijke rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Pro-Duo:

U hebt het recht om inzage van uw persoonsgegevens te vragen en ze te laten corrigeren.
U kunt Pro-Duo vragen uw persoonsgegevens te verwijderen of hun verwerking te beperken.
Als de verwerking gebaseerd is op de rechtsgrond van een legitiem belang of als ze met het oog op direct marketing gebeurt, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.
Voor zover de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken.
U kunt verzoeken de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven.

Wij zullen uw verzoek uiterlijk binnen 1 maand na de ontvangst behandelen en u antwoorden. Indien wij uw verzoek wegens om het even welke reden niet kunnen inwilligen, zullen wij u over de reden informeren. Indien we niet in de mogelijkheid zijn om u met zekerheid te identificeren, kunnen we u vragen om een bewijs van uw identiteit te verschaffen als een voorafgaande vereiste om aan uw verzoek tegemoet te komen.

VII. Contact opnemen met Pro-Duo in verband met de gegevensverwerking

Om uw rechten onder punt VI uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op ons e-mailadres voor de privacy: privacy@pro-duo.com of een brief sturen naar Privacy, Pro-Duo NV, Traktaatweg 1, 9000 Gent, België.

Als u uitsluitend uw toestemming in verband met direct marketing wenst te geven of in te trekken, kunt u ook de manager van uw gebruikelijke winkel vragen om uw privacy-instellingen aan te passen of (indien van toepassing) de instellingen zelf aanpassen in uw online account.

Als u zich uitsluitend wenst uit te schrijven van een nieuwsbrief of sms-berichten, of als u niet gebeld wenst te worden, kunt u ook op de uitschrijflink in de nieuwsbrief klikken, op een sms-bericht met 'stop' antwoorden of de beller vragen u niet meer te bellen.

Als u vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met ons privacybeleid of de manier waarop wij uw gegevens verwerken, mag u niet aarzelen om contact met ons op te nemen via (privacy@pro-duo.com) of een brief naar Privacy, Pro-Duo NV, Traktaatweg 1, 9000 Gent, België.

Als u klachten hebt over de manier waarop Pro-Duo uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Toezichthoudende Autoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.